Mielen voimalinjan tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Päivitetty 19.7.2021
Rekisterin nimi
Mielen voimalinja–valmennuksen henkilörekisteri
Rekisterinpitäjä
Lääkärikeskus Aava Oy (2311119-2)
Annankatu 32 00100 Helsinki
(jäljempänä ”Aava”)
Rekisterin vastuuhenkilö
Heikki Särkelä, Vastaava työterveyspsykologi
Annankatu 32, 00100 Helsinki
010 380 3800
Rekisterin yhteyshenkilö
Heikki Särkelä
Aava Kamppi
Annankatu 32, 00100 Helsinki
010 380 3800
[email protected]
Tietosuojavastaava
Marliina Mäkinen
Annankatu 32, 00100 Helsinki
010 380 3800
[email protected]
Henkilötietojen käsittelijät
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee Aavan henkilöstöön kuuluvat henkilöt työtehtäviään suorittaessaan. Saatamme ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Huolehdimme tällöin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.
Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:
- sopimusvelvoitteidemme toteuttaminen;
- oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen;
- viestintä ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen;
- valmennuskäyntien laskutus;
- Aavan toiminnan tilastointi-, seuranta- ja kehittämistarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joka on palveluidemme tarjoaminen ja liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö, joista keskeisimmät ovat lueteltu tässä:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
Henkilötietoryhmät
Tyypillisesti saatamme saada suoraan sinulta seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Osoite
- Työnantajatieto
- Asiakkuuteen liittyviä tietoja
Säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen yhteydessä tai palveluidemme käytön yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta tietoja säännönmukaisesti. Saatamme kuitenkin luovuttaa tietoja lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme pääsääntöisesti siirrä asiakasta koskevia henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Esimerkiksi Aavan käyttämien asiakastietojärjestelmien konesalit sijaitsevat EU- tai ETA-maissa.
Tietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään valmennuksen päättymisestä seuraavan kalenterivuoden loppuun.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Aava suojaa henkilötiedot koko elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia suojakeinoja. Henkilötietoja suojataan mm. ennakoivalla riskienhallinnalla, tietoteknisin suojakeinoin, varmuuskopioimalla, käyttäjähallinnalla ja turvallisuusjärjestelmillä.
Asiakkaan valmennukseen tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt saavat käsitellä asiakkaan tietoja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät. Manuaalinen aineisto säilytään lukittavissa arkistoissa, joihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus. Sähköisesti talletetut tiedot on suojattu sähköisellä käyttöoikeudella.
Ohjelmistosovelluksiin on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset samoin kuin työasemien käyttöön. Tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen käyttöä seurataan
käyttäjätunnuksittain. Ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä henkilökunta on saanut koulutuksen ja ohjeet.
Uuden henkilökunnan koulutus ja ohjaus tapahtuu perehdytysohjelman mukaisesti. Henkilökunta tekee vaitiolositoumuksen työsopimuksen solmimisen yhteydessä.
Asiakkaan oikeudet
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille.
Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Sinulla on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus poistaa tiedot
Sinulla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus ja tämän jälkeen esittää Aavalle kirjallinen pyyntö sinua koskevien tietojen poistosta rekisteristä, siltä osin kuin tietoja ei käsitellä lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.
Miten voin toteuttaa oikeuteni?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisellä allekirjoituksella tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntöä käyttävän henkilöllisyys tarkistetaan.
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.