Rekrytoinnin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14.
Päivitetty 12.1.2023
Rekisterin nimi
Lääkärikeskus Aava Oy:n ja Pikkujätti lasten ja nuorten lääkäriasema Oy:n rekrytointirekisteri
Rekisterinpitäjä
Lääkärikeskus Aava Oy (2311119-2)
Annankatu 32 00100 Helsinki
(jäljempänä ”Aava”)
Pikkujätti lasten ja nuorten lääkäriasema Oy (2272762-2)
Annankatu 34 A, 00100 Helsinki
(jäljempänä ”Pikkujätti”)
Rekisterin vastuuhenkilö
Outi Taivainen
Annankatu 32, 00100 Helsinki
puh. 010 380 3800
(etunimi.sukunimi@aava.fi)
Rekisterin yhteyshenkilö/-t
Toimintayksiköissä yhteyshenkilöinä toimivat yksikönjohtajat ja liiketoimintajohtajat (puh. 010 380 3800 tai etunimi.sukunimi@aava.fi):
Etähoitopalvelut & Luotsi, Martina Heinonen
Lääkärikeskus Aava Airport, Tuija Puolakanaho
Lääkärikeskus Aava Aviapolis, Tuija Puolakanaho
Lääkärikeskus Aava Hämeenlinna, Riia Siivikko
Lääkärikeskus Aava Karaportti, Leena Pohtamo
Lääkärikeskus Aava Kerava, Kati Oksa
Lääkärikeskus Aava Oulu, Riia Siivikko
Lääkärikeskus Aava Pasila, Päivi Honkanen (etunimi.sukunimi@pikkujatti.fi)
Lääkärikeskus Aava Turku, Tuire Taskinen
Lääkärikeskus Aava Tuusula, Kati Oksa
Lääkärikeskus Aava Hyvinkään Pipetti ja Pikkujätti Hyvinkää, Saila Kautonen
Lääkärikeskus Aava ja Pikkujätti Itäkeskus, Päivi Honkanen (etunimi.sukunimi@pikkujatti.fi)
Lääkärikeskus Aava ja Pikkujätti Järvenpää, Saila Kautonen
Lääkärikeskus Aava ja Pikkujätti Kamppi, Anna Artto
Lääkärikeskus Aava ja Pikkujätti Kuopio, Tytti Vajanto
Lääkärikeskus Aava ja Pikkujätti Tampere, Leena Pohtamo
Lääkärikeskus Aava ja Pikkujätti Tapiola, Leena Pohtamo
Pikkujätti Myyrmäki, Sari Kuparinen (etunimi.sukunimi@pikkujatti.fi)
Tietosuojavastaava
Marliina Mäkinen
Annankatu 32, 00100 Helsinki
010 380 3800
dpo@aava.fi, tietosuoja@pikkujatti.fi
Henkilötietojen käsittelijät
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee Aavan ja Pikkujätin henkilöstöön kuuluvat henkilöt rekrytointiprosessiin liittyviä työtehtäviä suorittaessaan. Saatamme ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät (Micro Focus Serena, Sympa HR) tai henkilöstön suorahaun (headhunting). Huolehdimme tällöin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekrytointirekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Aavan ja Pikkujätin rekrytointiprosessin toteuttaminen ja potentiaalisten hakijoiden tietojen tallentaminen (hakijan luvalla) Aavan ja Pikkujätin myöhempiä rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa hakemuksen käsittelyn, hakijan arvioimisen rekrytointia varten, yhteydenpidon hakijoihin ja muut hakuprosessiin liittyvät toimet.
Henkilöarviointi voidaan tehdä osana rekrytointia. Sen tarkoituksena on kartoittaa rekrytointiprosessissa pitkälle edenneiden valmiuksia ja vahvuuksia suhteessa täytettävän työtehtävän edellytyksiin. Henkilöarviointeja voidaan toteuttaa johdon tai muiden vaativien asiantuntijatehtävien rekrytoinneissa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on ensisijaisesti suostumuksesi hakemuksesi käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.
Huomioithan, että olet velvollinen hankkimaan tarvittavat suostumukset mahdollisten suosittelijoiden henkilötietojen tallentamiseksi ja käsittelemiseksi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö, joista keskeisimmät ovat lueteltu tässä:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Työsopimuslaki (55/2001)
- Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
Henkilötietoryhmät
Tyypillisesti saamme suoraan sinulta seuraavia tietoja:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Osoite
- Esittely itsestäsi, kuten liitteenä lähettämäsi hakemus ja CV
- Muut toimittamasi tiedot, kuten todistusliitteet ja tieto suosittelijoista
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saamme ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Henkilötietoja voidaan kuitenkin kerätä myös rekrytointiprosessiin osallistuvilta rekrytointiyhtiöiltä ja –konsulteilta esimerkiksi
henkilöarviointien yhteydessä. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa, esimerkiksi JulkiTerhikki ja LinkedIn-palvelu. Suostumuksellasi tietoja voidaan saada myös muun muassa suosittelijoiltasi.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Säännönmukaisesti emme luovuta tietoja. Saatamme kuitenkin luovuttaa tietoja lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.
Rekrytoinnissa ja henkilöarvioinnissa Aava ja Pikkujätti saattavat tarvittaessa käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa. Palveluntarjoaja käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisen toimeksiannon toteuttamiseksi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Emme pääsääntöisesti siirrä hakijaa koskevia henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Esimerkiksi Aavan ja Pikkujätin käyttämien asiakastietojärjestelmien konesalit sijaitsevat EU- tai ETA-maissa.
Tietojen säilytysajat
Voit valita, kuinka kauan hakemustasi säilytetään Aavan ja Pikkujätin rekrytointirekisterissä hakemustasi täyttäessä (3kk, 6kk tai 12kk). Mikäli et määrittele säilytysaikaa erikseen, hakemustasi säilytetään 12 kuukautta, jonka jälkeen se poistetaan.
Kohdistettuasi hakemuksesi tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään, Aava ja Pikkujätti voivat säilyttää sinua koskevia henkilötietoja, kuten rekrytointipäätökseen vaikuttavia tekijöitä, esim. ansioluettelo, kahden (2) vuoden ajan laissa säädetyn oikeusvaateen puolustamiseksi.
Kun lähetät Aavalle avoimen työhakemuksensa Aavan hakemusjärjestelmän kautta, Aava säilyttää työhakemuksesi ja henkilötietosi Aavan rekrytointijärjestelmässä kahdentoista kuukauden (12kk) ajan hakemuksen jättämisestä. Tämän jälkeen hakemus hävitetään. Sähköpostitse tulleita hakemuksia emme käsittele ja ne hävitetään välittömästi. Pikkujättiin ei ole mahdollista lähettää avoimia hakemuksia.
Lääkäreiden jättämiä yhteydenottopyyntöjä säilytetään seitsemän (7) vuotta tulevien rekrytointitarpeiden täyttämiseksi, jonka jälkeen henkilötietojen säilytyksen tarpeellisuus arvioidaan uudelleen. Hakijalla on oikeus pyytää tietojensa poistoa halutessaan.
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Aava ja Pikkujätti suojaavat henkilötiedot koko elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia suojakeinoja. Henkilötietoja suojataan mm. ennakoivalla riskienhallinnalla, tietoteknisin suojakeinoin, varmuuskopioimalla, käyttäjähallinnalla ja turvallisuusjärjestelmillä.
Hakijan rekrytointiin tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt saavat käsitellä hakijan tietoja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa sitä edellyttävät.
Manuaalinen aineisto säilytään lukittavissa arkistoissa, joihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joilla on siihen oikeus. Sähköisesti talletetut tiedot on suojattu sähköisellä käyttöoikeudella.
Ohjelmistosovelluksiin on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset samoin kuin työasemien käyttöön. Tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen käyttöä seurataan käyttäjätunnuksittain. Ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä henkilökunta on saanut koulutuksen ja ohjeet.
Uuden henkilökunnan koulutus ja ohjaus tapahtuu perehdytysohjelman mukaisesti. Henkilökunta tekee salassapito- ja vaitiolositoumuksen työsopimuksen solmimisen yhteydessä.
Hakijan oikeudet
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille.
Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Sinulla on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset, vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.
Oikeus poistaa tiedot
Sinulla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus ja tämän jälkeen esittää Aavalle tai Pikkujätille kirjallinen pyyntö sinua koskevien tietojen poistosta rekisteristä, niiltä osin kuin tietoja ei käsitellä lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.
Miten voin toteuttaa oikeuteni?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisellä allekirjoituksella tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla pyynnöllä. Pyynnön esittävän henkilöllisyys tarkistetaan.
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta https://tietosuoja.fi/
Huomioithan, että henkilötietojen käsittelyn vastustaminen tai henkilötietojen poistaminen voi johtaa siihen, että sinua ei ole mahdollista ottaa huomioon Aavan ja Pikkujätin rekrytointiprosessissa.