Organisaatiopsykologinen tuki tarkoittaa ulkoistettua konsulttiapua tiettyihin henkilöstöjohtamisen haasteisiin. Käytettävissä on koko Aavan työterveyden asiantuntijakunta. Organisaatiopsykologian osaajista voi valita juuri oman yrityksen tarpeisiin oikean kumppanin.
– Joissakin tilanteissa voi olla hyvin tärkeää, että osaaja tietää, minkälaiset työolosuhteet yrityksessä ovat ja millaisia haasteita siellä ilmenee. Tällöin asiantuntijana toimii tyypillisesti työterveyspsykologi. Sen sijaan esimerkiksi muutosjohtamiseen liittyvät kysymykset vaativat spesifiä osaamista, jolloin asiantuntijan pitää olla perehtynyt tiettyyn aihealueeseen, Aavan johtava työterveyspsykologi Heikki Särkelä sanoo.
Aava tarjoaa organisaatiopsykologista tukea 10 tunnin pakettina. Kokonaisuus maksaa 3 500 euroa + ALV. Tunteja voi käyttää kohdennetusti, silloin, kun niitä tarvitaan.
– Jos yritys tarvitsee esimerkiksi kolmen tunnin mittaista opastusta siihen, miten ihmisiä johdetaan, lasku tulee vain kolmen tunnin osalta. Pottiin jää yhä seitsemän tuntia. Vuoden lopussa käyttämättömiä tunteja ei laskuteta.
Eniten uudesta palvelusta hyötyvät pienemmät yritykset, joilla ei ole henkilöstöjohtamiseen erikoistunutta henkilöstöhallintoa. Haastavissa tilanteissa ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa tarkastelemaan ongelmia oikeilla kysymyksillä ja oikealla jäsentelyllä. Tämä yleensä helpottaa ratkaisun löytämisessä.
– Kynnystä tuen hakemiseen madaltaa se, että palvelu on heti käytettävissä, koska se on budjettineuvotteluissa jo kertaalleen hyväksytty. Jos neuvotteluun ja sopimiseen menee paljon aikaa, nopea apu saattaa jäädä toteutumatta.
Ensimmäistä kertaa esihenkilönä
Palvelusta on hyötyä esimerkiksi silloin, kun henkilö nousee ensimmäistä kertaa esihenkilöksi, eikä mahdollisuutta laajempaan johtamiskoulutukseen ole. Usein ajatellaan, että koska hän omaa syvällistä, alakohtaista asiantuntemusta ja ammattiosaamista tietyllä erikoisalalla tai työtehtävässä, hän toimii hyvin esihenkilönäkin.
– On kuitenkin ihan eri asia johtaa ihmisiä kuin selvittää esimerkiksi työn laadullisiin ongelmiin liittyviä pulmia. Uusi esihenkilö jää usein yksin näissä tilanteissa. Hän ei liioin vielä tiedä, mitkä asiat kuuluvat hänen uuteen rooliinsa ja mitkä eivät. Tähän liittyy ylipalvelun vaara. Esihenkilö voi kuormittaa itseään liikaa ratkomalla asioita, jotka eivät kuuluisi hänen vastuulleen.
Toinen hyvin tyypillinen ongelma on, että kokenut asiantuntija nousee esihenkilön asemaan, muttei pääse irti asiantuntijavastuistaan. Kuvitellaan, että hän johtaa henkilöstöä siinä sivussa.
– Organisaatioissa ei aina ymmärretä, kuinka aikaa vievää ihmisten johtaminen on. Sitä ei voi tehdä vasemmalla kädellä tai sivutyönä, Särkelä muistuttaa.
Tästä syystä esihenkilöllä ei voi enää olla esimerkiksi samoja laskutustavoitteita kuin hänen toimiessaan asiantuntijana. Kolmas-neljäsosa ajasta täytyy käyttää muiden tukemiseen, jolloin ei voi tehdä laskutustyötä entiseen tapaan.
– Uusi palvelu tarjoaa tukea työtehtävien priorisointiin. Muuten saattaa käydä niin, että uusi esihenkilö tekee omien tehtäviensä lisäksi sitä, mitä muut eivät ennätä. Rajatun ajan hän jaksaa venyä ja ponnistella, mutta lopulta hän itse kuormittuu. Tämä voi johtaa uupumiseen.
Organisaatiopsykologisella tuella tällaiset tilanteet voidaan estää. Organisaatiopsykologi auttaa esihenkilöä jäsentämään, mistä työn vaativuus rakentuu ja mistä hallinnan tunteen katoaminen johtuu.
– Esihenkilö oppii, millaisilla elementeillä työn sujuvuutta voidaan ennakoida ja parantaa. Tuki auttaa myös väistämään ajautumista tilanteisiin, joissa kuormitus on liiallista.
Yllättävien muutoksien edessä
Uusi ja kokematon esihenkilö voi tarvita apua niin ikään ristiriitatilanteissa. Hän ei ole niiden ulkopuolella, vaan hänelläkin on henkilösuhteita tiimiläisiin ja muihin työntekijöihin. Hänen roolinsa on kuitenkin muuttunut: edellisellä viikolla hän oli muille työkaveri, joka istui heidän kanssaan kahvihuoneessa puimassa työpaikan ongelmia, mutta nyt hän on heidän esihenkilönsä.
– Ulkopuolisen puolueettoman näkökulman tuominen voi olla arvokasta niin uudelle esihenkilölle kuin koko tiimille. Sen avulla päästään jäsentämään, mistä ongelmat rakentuvat ja mitä eri näkökulmia tilanteissa nähdään.
Myös yllättävät muutokset tiimissä voivat asettaa esihenkilön selkä seinää vasten. Kyse voi olla esimerkiksi jonkun sairastumisesta, jäämisestä perhevapaalle tai irtisanoutumisesta.
– Esihenkilön kontolle jää ratkoa, mitä tehdään, kun yksi ihminen on poissa eikä hänelle ole paikkaajaa. Uutta ihmistä ei saada heti rekrytoitua ja vaikka saataisiin, ottaa aikansa, että hän oppii ymmärtämään, mistä työssä on kyse. Sillä, että koetetaan nyt vain jaksaa, ei pitkälle pötkitä.
Organisaatiopsykologisen tuen avulla päästään käsiksi siihen, millainen ilmiö muutoksen taustalla on.
– Organisaatiopsykologi voi auttaa hahmottamaan, millaiset rakenteelliset tekijät on syytä huomioida muutoksessa. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että tarkastellaan tapaa, jolla palavereita pidetään tai miten ja milloin tehdään suunnittelua. Voi olla tarpeen myös arvioida, millä keinoin kerätään oppeja ja viedään opittu muuttuneeseen toimintaan.
Kriisi- ja kiusaamistilanteita selvittämässä
Esihenkilö saattaa myös joutua ratkomaan kriisitilanteita. Usein ne ovat kyteneet pitkään taustalla, mutta ne konfliktoituvat yllättäen. Kyseessä voi olla esimerkiksi uusi projekti, jossa tietyt työt siirtyvät tietylle henkilölle. Se voi saada jonkun kokemaan, miksi toinen sai kiinnostavat tehtävät ja hän itse tylsät.
– Ulkopuolista henkilöä voidaan tarvita sanoittamaan ja jäsentämään, mitä tapahtui. On tärkeää, että kriisiytynyt tilanne ratkaistaan syyttämättä toisia.
Kiusaamistilanteet tai edes epäily siitä, että jotakuta on kiusattu, ovat aina vaikeita organisaatiolle. Usein hedelmällisintä on, että työterveys auttaa organisaatiota itseään selvittämään asian. Toisin sanoen ongelmaa ei ulkoisteta, vaan autetaan esihenkilöä ratkomaan asia.
– Tämä voi olla haastavaa, jos ei ole koskaan ratkonut riitatilannetta työpaikalla. Esihenkilö ei välttämättä tiedä, mitä pitäisi selvitellä, mitä kysyä ja mitä dokumentoida. Kun joku neuvoo tässä, hän osaa tarttua asiaan ohjeiden pohjalta.
Ei ole liioin helppoa ottaa puheeksi tiimiläisten henkilökohtaisia vaikeita asioita, kuten päihteiden käyttöä tai mielenterveysongelmia. Ne pitäisi kuitenkin nostaa pöydälle mahdollisimman varhain asiallisesti ja kunnioittavasti.
– Mikäli vaikeisiin asioihin ei puututa matalalla kynnyksellä ja oikeaotteisesti, ongelmat voivat pitkittyä ja kärjistyä. Tämä lisää riskiä työkyvyn heikkenemiselle ja poissaoloille sekä heikentää luottamusta ja psykologista turvallisuutta tiimissä.
Myöhäinen puuttuminen vaikeuttaa myös avun tarjoamista ja voi johtaa tilanteisiin, joissa sekä yksilön että organisaation näkökulmasta kevyemmät keinot eivät enää riitä.
– Ongelmana usein on, että tässä vitkutellaan. Tietoa ja todistusaineistoa kerätään hamaan tappiin asti ennen kuin asiasta uskalletaan puhua. Esihenkilön ja työntekijän iso ikäero voi vaikuttaa puhumisen vaikeuteen entisestään.
Ennen vaikeaa keskustelua
Vaikeaa keskustelua voi ja kannattaa etukäteen harjoitella organisaatiopsykologin kanssa. On ihan eri tilanne lähteä siihen sen jälkeen, kun on hänen kanssaan pohtinut, miten ja millä sanoituksella asia otetaan puheeksi ja mitä keskustelussa pitää huomioida.
– Uusi palvelukokonaisuus mahdollistaa sen, ettei esihenkilön tarvitse odottaa organisaation päihdeasiain koulutusta, joka on aikataulutettu esimerkiksi parin kuukauden päähän, vaan hän voi saada avun seuraavalla viikolla. Näin tilanne ei pääse kärjistymään.
Kun sama tilanne tulee myöhemmin vastaan, esihenkilö osaa toimia tapaamisten ja saamiensa neuvojen pohjalta. Sama koskee muitakin hankalia tilanteita.
– Jos ulkopuolinen selvittää ne, ollaan lähtöruudussa, kun hän lähtee pois. Työterveyspsykologikaan ei voi auttaa koko yhteisöä, vaan vain yksilöitä kerrallaan.
Uutta palvelua varten tarvitaan laajennus työterveyspalvelusopimukseen. Asian voi ottaa puheeksi asiakkuuspäällikön tai omaa tiimiä hoitavan lääkärin kanssa tai olla yhteydessä Aavan sopimuspuoleen. Kaikilta näiltä tahoilta sekä Heikki Särkelältä itseltään saa myös lisätietoa palvelusta.
– Kun organisaatiopsykologisen tuen palvelu on lisätty työterveyssopimukseen, sen voi nopeasti ja helposti aktivoida aina tarpeen tullen. Palvelu voidaan myös poistaa käytöstä, mikäli sille ei enää ole tarvetta tai se ei myöhemmin mahdu budjettiin.
Lue lisää palvelusta täältä: Organisaatiopsykologinen tuki